Surat Permohonan Rekomendasi Pengangkatan Perangkat Desa: Panduan Lengkap dan Contoh
Proses pengangkatan perangkat desa adalah tahapan penting dalam roda pemerintahan di tingkat desa. Salah satu dokumen krusial dalam proses ini adalah surat permohonan rekomendasi pengangkatan perangkat desa. Surat ini menjadi jembatan komunikasi antara panitia seleksi di desa dengan pihak yang berwenang memberikan rekomendasi, biasanya camat atau pejabat pemerintah daerah yang ditunjuk. Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai surat permohonan rekomendasi pengangkatan perangkat desa, meliputi format, contoh, syarat, dan hal-hal penting lainnya yang perlu diperhatikan.
Mengapa Surat Permohonan Rekomendasi Penting?
Surat permohonan rekomendasi bukan sekadar formalitas. Ia memiliki peran vital dalam memastikan bahwa calon perangkat desa yang terpilih benar-benar memenuhi kualifikasi dan memiliki integritas yang dibutuhkan untuk mengemban amanah. Melalui surat ini, pihak yang berwenang dapat melakukan verifikasi dan memberikan pertimbangan berdasarkan informasi yang disajikan. Tanpa rekomendasi yang memadai, proses pengangkatan dapat terhambat atau bahkan dibatalkan.
Struktur dan Format Surat Permohonan Rekomendasi
Surat permohonan rekomendasi pengangkatan perangkat desa harus disusun secara sistematis dan informatif. Berikut adalah struktur umum yang perlu diperhatikan:
Bagian Kepala Surat
Bagian ini mencakup:
- Kop Surat: Berisi nama dan logo pemerintah desa (jika ada).
- Nomor Surat: Diisi sesuai dengan sistem penomoran surat di desa.
- Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
- Perihal: Menyatakan tujuan surat, yaitu “Permohonan Rekomendasi Pengangkatan Perangkat Desa.”
- Lampiran: Jika ada dokumen pendukung yang dilampirkan (misalnya, berkas administrasi calon perangkat desa).
Bagian Isi Surat
Bagian ini merupakan inti dari surat permohonan. Isi surat harus jelas, ringkas, dan informatif:
- Salam Pembuka: Contoh, “Dengan hormat,”
- Identitas Pengirim: Menyebutkan nama jabatan pengirim surat (biasanya Kepala Desa atas nama Panitia Seleksi).
- Maksud dan Tujuan: Menyatakan secara eksplisit maksud mengirimkan surat, yaitu memohon rekomendasi untuk pengangkatan calon perangkat desa.
- Informasi Calon Perangkat Desa: Menyebutkan nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, alamat, dan jabatan yang dilamar.
- Alasan Permohonan Rekomendasi: Menjelaskan secara singkat proses seleksi yang telah dilakukan dan mengapa calon tersebut dinilai layak untuk direkomendasikan.
- Lampiran Dokumen Pendukung: Menyebutkan daftar dokumen yang dilampirkan sebagai bukti kelengkapan administrasi dan mendukung permohonan.
- Harapan: Menyatakan harapan agar permohonan dapat dikabulkan.
- Salam Penutup: Contoh, “Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.”
Bagian Penutup Surat
Bagian ini mencakup:
- Nama Jabatan Pengirim Surat: Contoh, “Kepala Desa…”
- Tanda Tangan: Tanda tangan pengirim surat.
- Nama Lengkap: Nama lengkap pengirim surat.
- Cap/Stempel Desa: Cap resmi desa.
Contoh Surat Permohonan Rekomendasi (Singkat)
[KOP SURAT DESA]
Nomor: …/Desa/…/…
Tanggal: [Tanggal Surat]
Perihal: Permohonan Rekomendasi Pengangkatan Perangkat Desa
Lampiran: [Jumlah Lampiran]
Yth. Bapak/Ibu [Jabatan Penerima Rekomendasi]
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami atas nama Panitia Seleksi Pengangkatan Perangkat Desa [Nama Desa], mengajukan permohonan rekomendasi pengangkatan Saudara/i [Nama Calon Perangkat Desa] sebagai [Jabatan yang Dilamar].
Saudara/i [Nama Calon Perangkat Desa] telah melalui proses seleksi yang ketat dan dinilai memenuhi kualifikasi serta persyaratan yang ditetapkan.
Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan berkas administrasi yang relevan.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Desa [Nama Desa],
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Kepala Desa]
[Cap Desa]
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan
- **Kelengkapan Dokumen:** Pastikan semua dokumen pendukung yang dipersyaratkan lengkap dan valid.
- **Kejelasan Informasi:** Isi surat harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
- **Kesesuaian Format:** Ikuti format standar surat resmi.
- **Ketelitian:** Periksa kembali surat sebelum dikirimkan untuk menghindari kesalahan.
- **Proaktif:** Lakukan follow-up secara berkala untuk mengetahui perkembangan permohonan.
FAQ (Frequently Asked Questions)
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum seputar surat permohonan rekomendasi pengangkatan perangkat desa:
Q: Siapa yang berwenang memberikan rekomendasi pengangkatan perangkat desa?
A: Biasanya, camat atau pejabat pemerintah daerah yang ditunjuk.
Q: Dokumen apa saja yang perlu dilampirkan dalam surat permohonan?
A: Dokumen yang dilampirkan bervariasi tergantung pada peraturan daerah masing-masing. Namun, umumnya meliputi fotokopi ijazah, kartu identitas, surat keterangan catatan kepolisian (SKCK), surat keterangan sehat, dan berkas administrasi lainnya yang relevan.
Q: Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan rekomendasi?
A: Waktu yang dibutuhkan bervariasi tergantung pada kebijakan dan kesibukan pihak yang berwenang memberikan rekomendasi. Sebaiknya lakukan follow-up secara berkala.
Q: Apa yang harus dilakukan jika permohonan rekomendasi ditolak?
A: Pelajari alasan penolakan dan lakukan perbaikan atau klarifikasi jika diperlukan. Anda juga dapat berkonsultasi dengan pihak yang lebih berpengalaman dalam bidang administrasi desa.
Kesimpulan
Surat permohonan rekomendasi pengangkatan perangkat desa adalah dokumen penting yang memerlukan perhatian dan penyusunan yang cermat. Dengan memahami struktur, format, dan hal-hal penting lainnya yang telah dijelaskan dalam artikel ini, diharapkan proses pengangkatan perangkat desa di desa Anda dapat berjalan lancar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
About the Author
